合同加密后再外发
把合同、报价单、员工信息表发给别人之前加一道密码，是成本最低的保护。但加密本身只解决一半问题——另一半是密码怎么传过去。
加密解决的是什么
设置打开密码后，没有密码就打不开文件。这防住的是「文件在传递途中被第三方拿到」——比如发错收件人、邮箱被盗、链接被转发。
它防不住的是：拿到密码的人把文件转发出去。所以密码保护的对象是传输环节，不是接收方。这一点想清楚了，才知道该给谁密码。
密码不能和文件走同一个渠道
这是最常被忽略的一点。如果你把加密的 PDF 用邮件发出去，再把密码也用邮件发出去，那加密基本等于没做——能读到邮件的人，两封都能读到。
正确的做法是让密码走另一条路：文件发邮件，密码发微信或短信；或者文件发微信，密码打电话说。核心是让截获其中一条渠道的人拿不到完整信息。
密码怎么设
对方是要手动输入这个密码的，所以别设成一串随机字符——输错三次他可能就放弃打开，转头找你要原始文件，保护也就失效了。
比较实用的做法是用一句对方知道、别人猜不到的话，中间夹上数字。既够复杂，也输得进去。
务必记住你自己的密码
PDF 加密没有后门。密码一旦设好又忘了，这份文件就打不开了——任何声称能「破解」的服务，要么在骗钱，要么在处理很老的弱加密格式。
所以加密前建议先留一份未加密的原件，或者确认密码记在了可靠的地方。这一步花不了十秒钟，但能省掉一次灾难。
常见问题
对方需要装什么软件才能打开？+
不需要。任何标准 PDF 阅读器都会提示输入密码，手机上也一样。
加密后的文件还能被搜索到内容吗？+
不能。加密后文件内容不可读，全文检索、内容预览都会失效。